Tarif 590 : établir une facture que l'assurance accepte

Qu'est-ce que le tarif 590 ?

Le tarif 590 est la structure tarifaire utilisée en Suisse pour facturer les prestations de médecine complémentaire aux assurances complémentaires (LCA). Chaque prestation y porte un code de position à quatre chiffres, et ces codes sont nationaux : ils sont identiques chez tous les assureurs.

Le circuit est celui du tiers garant : le patient règle votre facture, puis transmet à son assurance complémentaire le justificatif de remboursement qui l'accompagne. C'est son contrat, la méthode employée et votre agrément qui déterminent ce qui lui sera remboursé — pas votre facture.

On l'écrit indifféremment « tarif 590 » ou « tarif590 », et la branche parle aussi du formulaire de facturation Médecine complémentaire : c'est la même chose. Il concerne les thérapeutes agréés par un registre de médecine empirique, quelle que soit leur discipline.

Trois numéros à ne pas confondre — la première cause de rejet

C'est de loin l'erreur la plus fréquente, et elle est fatale : trois numérotations différentes cohabitent dans le métier, et une seule se facture.

Choisir la bonne position

Quelques correspondances utiles

À titre d'exemples, voici des correspondances entre méthodes courantes et positions du tarif 590. Elles ne remplacent pas la liste officielle, qui seule fait foi et qui évolue.

Trois pièges qui reviennent

• Il n'existe pas de position « naturopathie ». La naturopathie est une ombrelle : on facture la sous-méthode réellement employée — anamnèse, phytothérapie, nutrition, sels de Schüssler… Chercher un code unique pour « naturopathie », c'est chercher ce qui n'existe pas.
• Il n'existe pas non plus de position « MTC ». La médecine traditionnelle chinoise se facture par les actes effectivement pratiqués pendant la séance.
• Des positions expirent. La position 1033 n'est plus valable depuis fin 2021 ; 1300 et 1301 ont été remplacées par 1310 au 1^er janvier 2018. Une position échue se fait refuser comme un code inexistant. La liste officielle indique pour chaque position ses dates de validité — c'est la colonne qu'on oublie de regarder.

Le libellé se reprend mot pour mot

Le texte de la position doit être repris tel quel, y compris la mention « par période de 5 min. » quand elle en fait partie. La raison est technique : les factures sont lues électroniquement par les assureurs, et un libellé reformulé — même correctement — casse cette lecture. La tentation de raccourcir pour gagner de la place sur la ligne est exactement ce qu'il ne faut pas faire.

Deux exceptions au texte imposé : les produits thérapeutiques et les analyses de laboratoire, qui exigent au contraire un texte libre décrivant précisément ce qui a été remis ou analysé.

Les mentions qui font accepter — ou refuser — la facture

Le motif de traitement

C'est un champ obligatoire et il n'admet que quatre valeurs : maladie, accident, prévention ou grossesse. Un motif laissé à « inconnu » entraîne dans la plupart des cas un refus direct de la facture.

Fournisseur et mandataire ne sont pas la même personne

Votre numéro RCC ou GLN appartient au bloc Fournisseur de prestations — c'est vous. Le champ Mandataire désigne le médecin prescripteur lorsqu'il y en a un. Y reporter ses propres coordonnées est une confusion courante, et elle rend la facture incohérente aux yeux du service qui la traite.

Pas de logo sur le formulaire

Aussi contre-intuitif que cela paraisse, l'impression d'un logo ou d'un sigle sur le formulaire n'est pas autorisée : les champs doivent rester organisés à l'identique pour que le document reste lisible électroniquement. Un logo en tête décale les champs de quelques millimètres, ce qui suffit à faire échouer la relecture automatique. Si vous tenez à votre identité visuelle, elle a sa place sur une page de garde séparée — pas sur le formulaire.

Trois détails de saisie

• Une même position employée deux fois dans la même séance donne une seule ligne, au temps cumulé — pas deux lignes empilées.
• La date de traitement se renseigne par ligne, et ce n'est pas nécessairement la date d'émission de la facture.
• Le justificatif de remboursement destiné à l'assureur est une page à part entière, distincte de votre facture et de la QR-facture. C'est celle que le patient envoie à sa caisse, et elle doit reprendre la liste des traitements à l'identique. Une facture sans ce justificatif oblige le patient à revenir vers vous.

Combien facturer : tout se compte par tranches de cinq minutes

Le tarif 590 ne raisonne pas en séances mais en périodes de 5 minutes. Le prix d'une période s'obtient en divisant votre tarif horaire par douze : un tarif de 120 CHF de l'heure donne 10 CHF les 5 minutes, et une séance d'une heure se facture bien 120 CHF, en douze périodes.

Le prix d'une période peut différer d'une ligne à l'autre. C'est la seule façon correcte de facturer une séance longue proportionnellement moins cher : une séance de 90 minutes à 8.88 CHF la période revient à 160 CHF au lieu de 180. Appliquer un tarif unique à toutes les lignes rend ce geste commercial impossible à exprimer.

Attention enfin aux plafonds par assureur : la plupart fixent un montant maximum par période de 5 minutes, variable selon votre niveau de qualification, et parfois un nombre de séances par an au-delà duquel un justificatif est demandé. Ce qui dépasse le plafond reste à la charge du patient — autant qu'il le sache avant, pas après.

Le numéro RCC

Le numéro RCC (registre des codes-créanciers) identifie le fournisseur de prestations auprès des assureurs suisses. Il figure dans le bloc « Fournisseur » de la facture. Le registre est aujourd'hui tenu par santéservices SA, qui a succédé à SASIS.

Le RCC ne se confond pas avec votre agrément auprès d'un registre de médecine empirique (RME/EMR, ASCA, APTN, NVS) : le premier vous identifie comme créancier, le second atteste des méthodes que vous êtes reconnu pratiquer. Les deux sont nécessaires, et l'un ne remplace jamais l'autre — un thérapeute agréé sans RCC, comme un RCC sans agrément pour la méthode facturée, verra ses factures bloquées.

La QR-facture suisse : quatre causes de rejet au scan

La QR-facture a remplacé les bulletins de versement rouge et orange. Elle sert au paiement : c'est une pièce distincte du formulaire tarif 590 et du justificatif destiné à l'assureur. Une facture complète en comporte donc trois parties, et les confondre est un classique.

Un QR-code refusé par l'application bancaire du patient vient presque toujours de l'une de ces quatre causes :

• L'encodage. La norme Swiss QR impose l'UTF-8. Beaucoup de bibliothèques encodent par défaut en Latin-1 : le code se génère sans erreur visible, puis échoue au scan dès qu'un accent apparaît dans un nom ou une adresse. C'est la panne la plus sournoise, parce qu'elle ne se voit qu'à l'usage.
• La référence. Une référence de type SCOR (ISO 11649) n'admet que des chiffres et des majuscules. Une seule minuscule héritée d'un identifiant interne suffit à invalider la référence.
• La croix suisse. Elle doit figurer au centre du code. Un QR qui en est dépourvu n'est pas une QR-facture valable, même si son contenu est correct.
• Les données de base. IBAN suisse ou liechtensteinois, nom du créancier, adresse avec NPA : si l'un manque, le code ne doit pas être produit du tout. Mieux vaut aucune QR-facture qu'une QR-facture invalide — la première se remplace par un virement manuel, la seconde fait perdre du temps à tout le monde.

Dernier point, souvent oublié : la référence doit aussi être imprimée en clair, sur le récépissé et dans la section paiement. Le code n'est pas seul à devoir la porter.

Le code de matrice 2D : une exigence périmée

On lit encore régulièrement qu'une facture au tarif 590 doit porter un code de matrice 2D. Ce n'est plus le cas.

Ce code était un élément de sécurité du formulaire PDF Adobe, lequel n'est plus maintenu depuis 2020 et n'a été accepté que jusqu'à fin 2021. Depuis le 1^er janvier 2022, l'exigence a changé de nature : ce qui est demandé, c'est l'usage d'un logiciel professionnel appliquant le standard de facturation en vigueur. Ce qui compte désormais est le contenu de la facture, pas un code-barres.

De la facture à la comptabilité du cabinet

Une facture n'est pas seulement un document envoyé : c'est aussi une écriture comptable, et un encaissement à suivre. Dans la plupart des cabinets, ces deux vies de la même facture sont tenues séparément — le formulaire d'un côté, un tableur de l'autre — ce qui garantit deux saisies, deux occasions de se tromper, et un décompte annuel à reconstituer à la main.

Le cercle vertueux tient en trois points :

• Un état par facture — émise, envoyée, payée, en retard — plutôt qu'une pile de PDF ;
• Des rappels gradués qui partent tout seuls, parce que relancer un patient est ce qu'on remet toujours au lendemain ;
• Un décompte qui se construit au fil de l'eau : chaque facture émise et chaque paiement enregistré alimentent directement les écritures et l'export destiné à la fiduciaire. Rien à ressaisir en fin d'année.

C'est le vrai gain de temps du logiciel de cabinet, davantage que la génération du formulaire elle-même.

Le faire sans y penser

Tout ce qui précède peut se tenir à la main. Cela demande simplement de ne jamais se tromper de numéro, de surveiller les dates de validité des positions, de reprendre les libellés au caractère près, de produire trois documents cohérents entre eux et de reporter chaque encaissement dans sa comptabilité.

ArtemisIA est le logiciel de cabinet de la Faculté Romande de Médecine Intégrée. Sur le volet facturation, il produit le formulaire tarif 590, le justificatif de remboursement pour l'assureur et la QR-facture en un seul geste depuis la consultation ; il refuse d'émettre une facture portant une position échue ou un numéro de méthode mis à la place d'une position ; et il alimente au passage la comptabilité du cabinet et son export pour la fiduciaire.

S'y ajoutent l'agenda et la prise de rendez-vous en ligne, le dossier patient, la vidéo-consultation et 28 assistants d'intelligence artificielle par discipline — le tout hébergé en Suisse.