Tarif 590: eine Rechnung stellen, die der Versicherer akzeptiert

Was ist der Tarif 590?

Der Tarif 590 ist die Tarifstruktur, mit der in der Schweiz Leistungen der Komplementärmedizin gegenüber den Zusatzversicherungen (VVG) abgerechnet werden. Jede Leistung trägt eine vierstellige Positionsnummer, und diese Nummern sind gesamtschweizerisch dieselben — bei jedem Versicherer.

Geschrieben wird er «Tarif 590» oder «tarif590»; gemeint ist dasselbe wie das Rechnungsformular Komplementärmedizin. Er betrifft Therapeutinnen und Therapeuten, die bei einem erfahrungsmedizinischen Register anerkannt sind, unabhängig von der Fachrichtung.

Der Ablauf ist jener des Tiers garant: Die Patientin oder der Patient bezahlt Ihre Rechnung und reicht anschliessend den beiliegenden Rückforderungsbeleg bei der Zusatzversicherung ein. Was zurückerstattet wird, entscheidet der Vertrag, die Methode und Ihre Anerkennung — nicht Ihre Rechnung.

Drei Nummern, die man nicht verwechseln darf

Das ist mit Abstand der häufigste Fehler, und er ist tödlich: Im Beruf existieren drei Nummerierungen nebeneinander, und nur eine wird abgerechnet.

Die richtige Position wählen

Einige nützliche Zuordnungen

Beispielhafte Zuordnungen zwischen gängigen Methoden und Positionen des Tarifs 590. Sie ersetzen die offizielle Liste nicht, die allein massgebend ist und sich ändert.

Drei wiederkehrende Fallen

• Es gibt keine Position «Naturheilkunde». Naturheilkunde ist ein Dach: Abgerechnet wird die tatsächlich angewandte Teilmethode — Anamnese, Phytotherapie, Ernährung, Schüssler-Salze. Wer eine einzige Nummer dafür sucht, sucht etwas, das es nicht gibt.
• Eine Position «TCM» existiert ebenso wenig. Die traditionelle chinesische Medizin wird über die in der Sitzung tatsächlich erbrachten Leistungen abgerechnet.
• Positionen laufen aus. 1033 ist seit Ende 2021 nicht mehr gültig; 1300 und 1301 wurden per 1. Januar 2018 durch 1310 ersetzt. Eine abgelaufene Position wird wie eine nicht existierende abgelehnt. Die offizielle Liste führt zu jeder Position die Gültigkeitsdaten — das ist die Spalte, die man zu prüfen vergisst.

Der Positionstext wird wörtlich übernommen

Der Text der Position ist unverändert zu übernehmen, einschliesslich des Zusatzes «pro 5 Min.», wo er dazugehört. Der Grund ist technisch: Rechnungen werden von den Versicherern elektronisch gelesen, und ein umformulierter Text — auch ein sachlich richtiger — bricht diese Lesbarkeit. Gerade die Versuchung, für die Zeile zu kürzen, ist der Fehler.

Zwei Ausnahmen verlangen umgekehrt einen freien Text: abgegebene Heilmittel und Laboranalysen, jeweils mit genauer Beschreibung.

Angaben, die zur Annahme — oder Ablehnung — führen

Der Behandlungsgrund

Ein Pflichtfeld mit nur vier zulässigen Werten: Krankheit, Unfall, Prävention oder Schwangerschaft. Bleibt der Grund «unbekannt», führt das in den meisten Fällen zur direkten Ablehnung.

Leistungserbringer und Auftraggeber sind nicht dieselbe Person

Ihre ZSR- oder GLN-Nummer gehört in das Feld Leistungserbringer — das sind Sie. Das Feld Auftraggeber bezeichnet die zuweisende Ärztin oder den zuweisenden Arzt, sofern vorhanden. Die eigenen Angaben dort einzutragen ist eine häufige Verwechslung und macht die Rechnung für die bearbeitende Stelle widersprüchlich.

Kein Logo auf dem Formular

So wenig einleuchtend es klingt: Ein Logo oder Signet auf dem Formular ist nicht zulässig. Die Felder müssen gleich angeordnet bleiben, damit das Dokument elektronisch lesbar bleibt; ein Logo verschiebt sie um einige Millimeter, und das genügt, um die automatische Erfassung scheitern zu lassen. Für Ihr Erscheinungsbild ist ein separates Deckblatt vorgesehen.

Drei Erfassungsdetails

• Dieselbe Position zweimal in derselben Sitzung ergibt eine einzige Zeile mit kumulierter Zeit — nicht zwei Zeilen.
• Das Behandlungsdatum wird pro Zeile erfasst und ist nicht zwingend das Rechnungsdatum.
• Der Rückforderungsbeleg ist ein eigenes Blatt — dazu gleich mehr.

Der Rückforderungsbeleg

Der Rückforderungsbeleg ist das Exemplar für den Versicherer. Er ist ein eigenständiges Blatt, getrennt von Ihrer Rechnung und von der QR-Rechnung — eine vollständige Rechnung besteht damit aus drei Teilen, und sie zu verwechseln ist ein Klassiker.

Er muss die Liste der Behandlungen identisch wiedergeben. Fehlt er, muss die Patientin oder der Patient erneut auf Sie zukommen — und Ihre gut gemeinte Rechnung erzeugt genau die Arbeit, die sie ersparen sollte.

Wie viel verrechnen: alles zählt in 5-Minuten-Einheiten

Der Tarif 590 denkt nicht in Sitzungen, sondern in Einheiten zu 5 Minuten. Der Preis einer Einheit ergibt sich aus Ihrem Stundenansatz geteilt durch zwölf: 120 CHF pro Stunde ergeben 10 CHF je 5 Minuten, und eine Stunde wird als zwölf Einheiten zu 120 CHF abgerechnet.

Der Preis einer Einheit darf je Zeile abweichen. Nur so lässt sich eine lange Sitzung anteilig günstiger abrechnen: 90 Minuten zu 8.88 CHF je Einheit ergeben 160 CHF statt 180. Mit einem einheitlichen Ansatz über alle Zeilen ist diese Geste schlicht nicht ausdrückbar.

Achten Sie zudem auf die Höchstansätze der Versicherer: Die meisten setzen einen Maximalbetrag je 5 Minuten fest, abhängig von Ihrer Qualifikationsstufe, und teils eine Anzahl Sitzungen pro Jahr, ab der ein Nachweis verlangt wird. Was darüber liegt, trägt die Patientin oder der Patient — das sollte sie oder er vorher wissen, nicht nachher.

Die ZSR-Nummer

Die ZSR-Nummer (Zahlstellenregister) identifiziert den Leistungserbringer gegenüber den Schweizer Versicherern und steht im Feld «Leistungserbringer». Geführt wird das Register heute von santéservices AG, der Nachfolgerin von SASIS.

Die ZSR-Nummer ist nicht dasselbe wie Ihre Anerkennung bei einem erfahrungsmedizinischen Register (EMR, ASCA, APTN, NVS): Die erste weist Sie als Zahlungsempfänger aus, die zweite bescheinigt die Methoden, die Sie ausüben dürfen. Beides wird gebraucht, und keines ersetzt das andere — eine anerkannte Therapeutin ohne ZSR-Nummer bleibt ebenso blockiert wie eine ZSR-Nummer ohne Anerkennung für die abgerechnete Methode.

Die QR-Rechnung: vier Gründe, warum der Scan scheitert

Die QR-Rechnung hat die roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst. Sie dient der Zahlung und ist ein vom Formular und vom Rückforderungsbeleg getrenntes Dokument.

Wenn die Bank-App der Patientin oder des Patienten den Code verweigert, liegt es fast immer an einem dieser vier Punkte:

• Die Zeichencodierung. Die Swiss-QR-Norm verlangt UTF-8. Viele Bibliotheken codieren standardmässig in Latin-1: Der Code entsteht ohne sichtbaren Fehler und scheitert dann beim Scannen, sobald ein Umlaut in Name oder Adresse vorkommt. Die heimtückischste Panne, weil sie sich erst im Einsatz zeigt.
• Die Referenz. Eine Referenz vom Typ SCOR (ISO 11649) lässt nur Ziffern und Grossbuchstaben zu. Ein einziger Kleinbuchstabe aus einer internen Kennung macht sie ungültig.
• Das Schweizerkreuz. Es gehört in die Mitte des Codes. Ein QR-Code ohne Kreuz ist keine gültige QR-Rechnung, auch wenn sein Inhalt stimmt.
• Die Grunddaten. Schweizer oder liechtensteinische IBAN, Name, Adresse mit PLZ: Fehlt eines davon, darf der Code gar nicht erst erzeugt werden. Keine QR-Rechnung ist besser als eine ungültige — die eine ersetzt man durch eine Überweisung, die andere kostet alle Beteiligten Zeit.

Häufig vergessen: Die Referenz muss auch im Klartext erscheinen, auf dem Empfangsschein und im Zahlteil. Nicht nur der Code trägt sie.

Der 2D-Matrixcode: eine überholte Anforderung

Man liest noch regelmässig, eine Rechnung nach Tarif 590 brauche einen 2D-Matrixcode. Das trifft nicht mehr zu.

Dieser Code war ein Sicherheitsmerkmal des Adobe-PDF-Formulars, das seit 2020 nicht mehr gepflegt und nur bis Ende 2021 akzeptiert wurde. Seit dem 1. Januar 2022 hat sich die Anforderung geändert: Verlangt wird der Einsatz einer professionellen Softwarelösung mit dem aktuellen Rechnungsstandard. Massgebend ist heute der Inhalt der Rechnung, nicht ein Strichcode.

Von der Rechnung zur Buchhaltung der Praxis

Eine Rechnung ist nicht nur ein versandtes Dokument: Sie ist auch eine Buchung und ein Zahlungseingang, den man verfolgen muss. In den meisten Praxen werden diese beiden Leben derselben Rechnung getrennt geführt — hier das Formular, dort eine Tabelle. Das garantiert zwei Erfassungen, zwei Gelegenheiten für Fehler und einen Jahresabschluss, den man von Hand rekonstruiert.

• Ein Status je Rechnung — gestellt, versandt, bezahlt, überfällig — statt eines Stapels PDF;
• Abgestufte Mahnungen, die von selbst hinausgehen, weil man das Nachfassen immer aufschiebt;
• Ein Abschluss, der laufend entsteht: Jede gestellte Rechnung und jede erfasste Zahlung speisen unmittelbar die Buchungen und den Export für die Treuhandstelle.

Darin liegt der eigentliche Zeitgewinn einer Praxissoftware — mehr noch als im Erzeugen des Formulars selbst.