Tarif 590: eine Rechnung erstellen, die die Versicherung akzeptiert

Was ist der Tarif 590?

Der Tarif 590 ist die in der Schweiz verwendete Tarifstruktur, um Leistungen der Komplementärmedizin bei den Zusatzversicherungen (VVG) abzurechnen. Jede Leistung trägt dort einen vierstelligen Positionscode, und diese Codes sind national: Sie sind bei allen Versicherern identisch.

Es gilt das System des Tiers garant: Die Patientin bzw. der Patient begleicht Ihre Rechnung und reicht dann den beiliegenden Rückerstattungsbeleg bei der Zusatzversicherung ein. Der Vertrag, die angewandte Methode und Ihre Anerkennung bestimmen, was ihr bzw. ihm vergütet wird — nicht Ihre Rechnung.

Man schreibt ihn gleichermassen «Tarif 590» oder «Tarif590», und die Branche spricht auch vom Abrechnungsformular Komplementärmedizin: Es ist dasselbe. Er betrifft Therapeutinnen und Therapeuten, die von einem Register für Erfahrungsmedizin anerkannt sind, unabhängig von ihrer Disziplin.

Drei Nummern, die nicht zu verwechseln sind — der häufigste Ablehnungsgrund

Das ist mit Abstand der häufigste Fehler, und er ist fatal: Im Beruf gibt es drei verschiedene Nummerierungen nebeneinander, und nur eine wird verrechnet.

Die richtige Position wählen

Einige nützliche Entsprechungen

Als Beispiele hier einige Entsprechungen zwischen gängigen Methoden und Positionen des Tarifs 590. Sie ersetzen nicht die offizielle Liste, die allein massgebend ist und sich weiterentwickelt.

Drei Fallen, die immer wiederkehren

• Eine Position «Naturheilkunde» gibt es nicht. Die Naturheilkunde ist ein Dachbegriff: Man verrechnet die tatsächlich angewandte Teilmethode — Anamnese, Phytotherapie, Ernährung, Schüssler-Salze … Einen einzigen Code für «Naturheilkunde» zu suchen heisst, etwas zu suchen, das nicht existiert.
• Eine Position «TCM» gibt es ebenso wenig. Die Traditionelle Chinesische Medizin wird über die während der Sitzung tatsächlich ausgeführten Handlungen abgerechnet.
• Positionen laufen ab. Die Position 1033 ist seit Ende 2021 nicht mehr gültig; 1300 und 1301 wurden durch 1310 per 1. Januar 2018 ersetzt. Eine abgelaufene Position wird wie ein nicht existierender Code abgelehnt. Die offizielle Liste gibt für jede Position ihre Gültigkeitsdaten an — es ist die Spalte, die man zu betrachten vergisst.

Der Wortlaut wird Wort für Wort übernommen

Der Text der Position muss unverändert übernommen werden, einschliesslich des Zusatzes «pro 5-Min.-Periode», sofern er dazugehört. Der Grund ist technisch: Die Rechnungen werden von den Versicherern elektronisch gelesen, und ein umformulierter Wortlaut — selbst wenn er korrekt ist — stört dieses Lesen. Die Versuchung, zu kürzen, um Platz in der Zeile zu sparen, ist genau das, was man nicht tun darf.

Zwei Ausnahmen vom vorgegebenen Text: die therapeutischen Produkte und die Laboranalysen, die im Gegenteil einen Freitext verlangen, der genau beschreibt, was abgegeben oder analysiert wurde.

Die Angaben, die zur Annahme — oder Ablehnung — der Rechnung führen

Der Behandlungsgrund

Es ist ein Pflichtfeld, und es lässt nur vier Werte zu: Krankheit, Unfall, Prävention oder Mutterschaft. Ein auf «unbekannt» belassener Grund führt in den meisten Fällen zur direkten Ablehnung der Rechnung.

Leistungserbringer und Beauftragter sind nicht dieselbe Person

Ihre ZSR- oder GLN-Nummer gehört in das Feld Leistungserbringer — das sind Sie. Das Feld Beauftragter bezeichnet die verordnende Ärztin bzw. den verordnenden Arzt, sofern es eine gibt. Dort die eigenen Angaben einzutragen ist eine häufige Verwechslung und macht die Rechnung in den Augen der bearbeitenden Stelle widersprüchlich.

Kein Logo auf dem Formular

So widersprüchlich es scheinen mag: Das Aufdrucken eines Logos oder Kürzels auf dem Formular ist nicht zulässig: Die Felder müssen identisch angeordnet bleiben, damit das Dokument elektronisch lesbar bleibt. Ein Logo im Kopf verschiebt die Felder um einige Millimeter, was genügt, damit das automatische Auslesen scheitert. Wenn Ihnen Ihre visuelle Identität wichtig ist, gehört sie auf ein separates Deckblatt — nicht auf das Formular.

Drei Details bei der Erfassung

• Eine zweimal in derselben Sitzung verwendete Position ergibt eine einzige Zeile mit der kumulierten Zeit — nicht zwei übereinandergestapelte Zeilen.
• Das Behandlungsdatum wird pro Zeile angegeben und ist nicht zwingend das Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Der für den Versicherer bestimmte Rückerstattungsbeleg ist eine eigene Seite, getrennt von Ihrer Rechnung und von der QR-Rechnung. Ihn sendet die Patientin bzw. der Patient an die Kasse, und er muss die Liste der Behandlungen identisch übernehmen. Eine Rechnung ohne diesen Beleg zwingt die Patientin bzw. den Patienten, sich erneut an Sie zu wenden.

Wie viel verrechnen: alles wird in Fünf-Minuten-Abschnitten gezählt

Der Tarif 590 denkt nicht in Sitzungen, sondern in Perioden von 5 Minuten. Der Preis einer Periode ergibt sich, indem Sie Ihren Stundenansatz durch zwölf teilen: Ein Ansatz von 120 CHF pro Stunde ergibt 10 CHF pro 5 Minuten, und eine einstündige Sitzung wird tatsächlich mit 120 CHF verrechnet, in zwölf Perioden.

Der Preis einer Periode kann von Zeile zu Zeile abweichen. Das ist die einzige korrekte Art, eine lange Sitzung anteilig günstiger zu verrechnen: Eine Sitzung von 90 Minuten zu 8.88 CHF pro Periode kostet 160 CHF statt 180. Ein einheitlicher Ansatz für alle Zeilen macht diese Geste unmöglich auszudrücken.

Beachten Sie schliesslich die Höchstbeträge je Versicherer: Die meisten legen einen Höchstbetrag pro Periode von 5 Minuten fest, der je nach Ihrem Qualifikationsniveau variiert, und manchmal eine Anzahl Sitzungen pro Jahr, ab der ein Beleg verlangt wird. Was den Höchstbetrag übersteigt, geht zulasten der Patientin bzw. des Patienten — sie bzw. er soll es besser vorher wissen, nicht nachher.

Die ZSR-Nummer

Die ZSR-Nummer (Zahlstellenregister) identifiziert die Leistungserbringerin bzw. den Leistungserbringer gegenüber den Schweizer Versicherern. Sie steht im Feld «Leistungserbringer» der Rechnung. Das Register wird heute von der santéservices SA geführt, die auf SASIS gefolgt ist.

Die ZSR-Nummer darf nicht mit Ihrer Anerkennung bei einem Register für Erfahrungsmedizin (RME/EMR, ASCA, APTN, NVS) verwechselt werden: Die erste identifiziert Sie als Gläubigerin bzw. Gläubiger, die zweite bescheinigt die Methoden, die Sie nachweislich ausüben dürfen. Beides ist erforderlich, und das eine ersetzt nie das andere — Eine anerkannte Therapeutin bzw. ein anerkannter Therapeut ohne ZSR-Nummer, ebenso wie eine ZSR-Nummer ohne Anerkennung für die verrechnete Methode, muss mit blockierten Rechnungen rechnen.

Die Schweizer QR-Rechnung: vier Ursachen für eine Ablehnung beim Scannen

Die QR-Rechnung hat die roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzt. Sie dient der Zahlung: Es ist ein eigenes Stück, getrennt vom Formular Tarif 590 und vom Beleg für den Versicherer. Eine vollständige Rechnung besteht also aus drei Teilen, und sie zu verwechseln ist ein Klassiker.

Ein von der Banking-App der Patientin bzw. des Patienten abgelehnter QR-Code geht fast immer auf eine dieser vier Ursachen zurück:

• Die Kodierung. Der Swiss-QR-Standard schreibt UTF-8 vor. Viele Bibliotheken kodieren standardmässig in Latin-1: Der Code wird ohne sichtbaren Fehler erzeugt und scheitert dann beim Scannen, sobald ein Akzent in einem Namen oder einer Adresse auftaucht. Das ist der heimtückischste Fehler, weil er sich erst im Gebrauch zeigt.
• Die Referenz. Eine Referenz vom Typ SCOR (ISO 11649) lässt nur Ziffern und Grossbuchstaben zu. Ein einziger Kleinbuchstabe aus einer internen Kennung genügt, um die Referenz ungültig zu machen.
• Das Schweizer Kreuz. Es muss in der Mitte des Codes stehen. Ein QR-Code ohne Kreuz ist keine gültige QR-Rechnung, auch wenn sein Inhalt korrekt ist.
• Die Basisdaten. Schweizer oder liechtensteinische IBAN, Name der Gläubigerin bzw. des Gläubigers, Adresse mit PLZ: Fehlt eines davon, darf der Code gar nicht erzeugt werden. Besser keine QR-Rechnung als eine ungültige — die erste lässt sich durch eine manuelle Überweisung ersetzen, die zweite kostet alle Zeit.

Ein letzter, oft vergessener Punkt: Die Referenz muss auch im Klartext gedruckt sein, auf dem Empfangsschein und im Zahlteil. Der Code allein muss sie nicht tragen.

Der 2D-Matrixcode: eine überholte Anforderung

Man liest immer wieder, eine Rechnung nach Tarif 590 müsse einen 2D-Matrixcode tragen. Das ist nicht mehr der Fall.

Dieser Code war ein Sicherheitselement des Adobe-PDF-Formulars, das seit 2020 nicht mehr gepflegt wird und nur bis Ende 2021 akzeptiert wurde. Seit dem 1. Januar 2022 hat sich die Anforderung ihrer Natur nach geändert: Verlangt wird die Verwendung einer professionellen Software, die den geltenden Abrechnungsstandard anwendet. Was heute zählt, ist der Inhalt der Rechnung, nicht ein Barcode.

Von der Rechnung zur Praxisbuchhaltung

Eine Rechnung ist nicht nur ein versendetes Dokument: Sie ist auch eine Buchung und ein zu verfolgender Zahlungseingang. In den meisten Praxen werden diese beiden Leben derselben Rechnung getrennt geführt — das Formular auf der einen Seite, eine Tabellenkalkulation auf der anderen —, was zwei Erfassungen, zwei Fehlermöglichkeiten und eine von Hand zu rekonstruierende Jahresabrechnung garantiert.

Der Kreislauf, der funktioniert, besteht aus drei Punkten:

• Ein Status pro Rechnung — ausgestellt, versendet, bezahlt, überfällig — statt eines Stapels von PDFs;
• Abgestufte Mahnungen, die von selbst versendet werden, denn eine Patientin bzw. einen Patienten zu mahnen ist das, was man immer auf morgen verschiebt;
• Eine Abrechnung, die sich laufend aufbaut: Jede ausgestellte Rechnung und jede erfasste Zahlung speisen direkt die Buchungen und den Export für die Treuhandstelle. Nichts ist am Jahresende neu zu erfassen.

Das ist der eigentliche Zeitgewinn der Praxissoftware, mehr als die Erstellung des Formulars selbst.

Erledigen, ohne daran zu denken

Alles Vorstehende lässt sich von Hand erledigen. Es verlangt lediglich, sich nie in der Nummer zu irren, die Gültigkeitsdaten der Positionen zu überwachen, die Wortlaute buchstabengetreu zu übernehmen, drei untereinander stimmige Dokumente zu erstellen und jeden Zahlungseingang in die eigene Buchhaltung zu übertragen.

ArtemisIA ist die Praxissoftware der Faculté Romande de Médecine Intégrée. Im Bereich Rechnungsstellung erstellt sie das Formular Tarif 590, den Rückerstattungsbeleg für den Versicherer und die QR-Rechnung in einem einzigen Schritt aus der Konsultation; sie verweigert die Ausstellung einer Rechnung mit einer abgelaufenen Position oder einer Methodennummer anstelle einer Position; und sie speist nebenbei die Praxisbuchhaltung und deren Export für die Treuhandstelle.

Hinzu kommen die Agenda und die Online-Terminbuchung, das Patientendossier, die Video-Sitzung und KI-Assistenten nach Disziplin — alles in der Schweiz gehostet.