Tariffa 590: emettere una fattura che l'assicurazione accetta

Che cos'è la tariffa 590?

La tariffa 590 è la struttura tariffaria utilizzata in Svizzera per fatturare le prestazioni di medicina complementare alle assicurazioni complementari (LCA). Ogni prestazione vi porta un codice di posizione a quattro cifre, e questi codici sono nazionali: sono identici presso tutti gli assicuratori.

Il circuito è quello del terzo garante: il paziente salda la Sua fattura, poi trasmette alla propria assicurazione complementare il giustificativo di rimborso che la accompagna. Sono il suo contratto, il metodo impiegato e il Suo riconoscimento a determinare che cosa gli sarà rimborsato — non la Sua fattura.

Si scrive indifferentemente «tariffa 590» o «tariffa590», e il settore parla anche di modulo di fatturazione Medicina complementare: è la stessa cosa. Riguarda i terapeuti riconosciuti da un registro di medicina empirica, qualunque sia la loro disciplina.

Tre numeri da non confondere — la prima causa di rifiuto

È di gran lunga l'errore più frequente, ed è fatale: nella professione coesistono tre numerazioni diverse, e una sola si fattura.

Scegliere la posizione giusta

Alcune corrispondenze utili

A titolo di esempio, ecco alcune corrispondenze tra metodi comuni e posizioni della tariffa 590. Non sostituiscono l'elenco ufficiale, che solo fa fede e che evolve.

Tre trappole ricorrenti

• Non esiste una posizione «naturopatia». La naturopatia è un ombrello: si fattura il sotto-metodo effettivamente impiegato — anamnesi, fitoterapia, nutrizione, sali di Schüssler… Cercare un codice unico per la «naturopatia» significa cercare ciò che non esiste.
• Non esiste nemmeno una posizione «MTC». La medicina tradizionale cinese si fattura per gli atti effettivamente praticati durante la seduta.
• Alcune posizioni scadono. La posizione 1033 non è più valida dalla fine del 2021; 1300 e 1301 sono state sostituite da 1310 il 1^o gennaio 2018. Una posizione scaduta viene rifiutata come un codice inesistente. L'elenco ufficiale indica per ogni posizione le date di validità — è la colonna che ci si dimentica di guardare.

La denominazione si riprende parola per parola

Il testo della posizione deve essere ripreso tale e quale, compresa la dicitura «per periodo di 5 min.» quando ne fa parte. Il motivo è tecnico: le fatture sono lette elettronicamente dagli assicuratori, e una denominazione riformulata — anche correttamente — compromette questa lettura. La tentazione di abbreviare per guadagnare spazio sulla riga è esattamente ciò che non bisogna fare.

Due eccezioni al testo imposto: i prodotti terapeutici e le analisi di laboratorio, che richiedono invece un testo libero che descriva con precisione ciò che è stato consegnato o analizzato.

Le indicazioni che fanno accettare — o rifiutare — la fattura

Il motivo del trattamento

È un campo obbligatorio e ammette solo quattro valori: malattia, infortunio, prevenzione o gravidanza. Un motivo lasciato su «sconosciuto» comporta nella maggior parte dei casi un rifiuto diretto della fattura.

Fornitore e mandatario non sono la stessa persona

Il Suo numero RCC o GLN appartiene al blocco Fornitore di prestazioni — è Lei. Il campo Mandatario designa il medico prescrittore quando ce n'è uno. Riportarvi i propri recapiti è una confusione comune, e rende la fattura incoerente agli occhi del servizio che la tratta.

Nessun logo sul modulo

Per quanto sembri contro-intuitivo, la stampa di un logo o di un sigla sul modulo non è consentita: i campi devono restare organizzati in modo identico affinché il documento rimanga leggibile elettronicamente. Un logo in testa sposta i campi di qualche millimetro, il che basta a far fallire la lettura automatica. Se tiene alla Sua identità visiva, essa trova posto su una pagina di copertina separata — non sul modulo.

Tre dettagli di inserimento

• Una stessa posizione utilizzata due volte nella stessa seduta dà una sola riga, con il tempo cumulato — non due righe sovrapposte.
• La data del trattamento si indica per riga, e non è necessariamente la data di emissione della fattura.
• Il giustificativo di rimborso destinato all'assicuratore è una pagina a sé stante, distinta dalla Sua fattura e dalla QR-fattura. È quella che il paziente invia alla propria cassa, e deve riprendere l'elenco dei trattamenti in modo identico. Una fattura senza questo giustificativo costringe il paziente a rivolgersi di nuovo a Lei.

Quanto fatturare: tutto si conta a tranche di cinque minuti

La tariffa 590 non ragiona in sedute ma in periodi di 5 minuti. Il prezzo di un periodo si ottiene dividendo la Sua tariffa oraria per dodici: una tariffa di 120 CHF l'ora dà 10 CHF ogni 5 minuti, e una seduta di un'ora si fattura effettivamente 120 CHF, in dodici periodi.

Il prezzo di un periodo può differire da una riga all'altra. È l'unico modo corretto di fatturare una seduta lunga proporzionalmente meno cara: una seduta di 90 minuti a 8.88 CHF il periodo costa 160 CHF invece di 180. Applicare una tariffa unica a tutte le righe rende impossibile esprimere questo gesto commerciale.

Attenzione infine ai massimali per assicuratore: la maggior parte fissa un importo massimo per periodo di 5 minuti, variabile secondo il Suo livello di qualifica, e talvolta un numero di sedute all'anno oltre il quale viene richiesto un giustificativo. Ciò che supera il massimale resta a carico del paziente — meglio che lo sappia prima, non dopo.

Il numero RCC

Il numero RCC (registro dei codici creditore) identifica il fornitore di prestazioni presso gli assicuratori svizzeri. Figura nel blocco «Fornitore» della fattura. Il registro è oggi tenuto da santéservices SA, subentrata a SASIS.

Il RCC non va confuso con il Suo riconoscimento presso un registro di medicina empirica (RME/EMR, ASCA, APTN, NVS): il primo La identifica come creditore, il secondo attesta i metodi che Lei è riconosciuto praticare. Entrambi sono necessari, e l'uno non sostituisce mai l'altro — un terapeuta riconosciuto senza RCC, così come un RCC senza riconoscimento per il metodo fatturato, vedrà bloccate le proprie fatture.

La QR-fattura svizzera: quattro cause di rifiuto alla scansione

La QR-fattura ha sostituito le polizze di versamento rosse e arancioni. Serve per il pagamento: è un documento distinto dal modulo tariffa 590 e dal giustificativo destinato all'assicuratore. Una fattura completa ne comprende quindi tre parti, e confonderle è un classico.

Un QR code rifiutato dall'app bancaria del paziente deriva quasi sempre da una di queste quattro cause:

• La codifica. La norma Swiss QR impone l'UTF-8. Molte librerie codificano per impostazione predefinita in Latin-1: il codice viene generato senza errori visibili, poi fallisce alla scansione non appena compare un accento in un nome o in un indirizzo. È il guasto più insidioso, perché si vede solo all'uso.
• Il riferimento. Un riferimento di tipo SCOR (ISO 11649) ammette solo cifre e lettere maiuscole. Una sola minuscola ereditata da un identificativo interno basta a invalidare il riferimento.
• La croce svizzera. Deve figurare al centro del codice. Un QR che ne è privo non è una QR-fattura valida, anche se il suo contenuto è corretto.
• I dati di base. IBAN svizzero o del Liechtenstein, nome del creditore, indirizzo con NPA: se ne manca uno, il codice non deve essere prodotto affatto. Meglio nessuna QR-fattura che una QR-fattura non valida — la prima si sostituisce con un bonifico manuale, la seconda fa perdere tempo a tutti.

Ultimo punto, spesso dimenticato: il riferimento deve essere stampato anche in chiaro, sulla ricevuta e nella sezione pagamento. Non è solo il codice a doverlo riportare.

Il codice a matrice 2D: un requisito obsoleto

Si legge ancora regolarmente che una fattura alla tariffa 590 deve riportare un codice a matrice 2D. Non è più così.

Questo codice era un elemento di sicurezza del modulo PDF Adobe, non più mantenuto dal 2020 e accettato solo fino alla fine del 2021. Dal 1^o gennaio 2022, il requisito ha cambiato natura: ciò che viene richiesto è l'uso di un software professionale che applica lo standard di fatturazione in vigore. Ciò che conta ormai è il contenuto della fattura, non un codice a barre.

Dalla fattura alla contabilità dello studio

Una fattura non è soltanto un documento inviato: è anche una registrazione contabile e un incasso da seguire. Nella maggior parte degli studi, queste due vite della stessa fattura sono tenute separatamente — il modulo da una parte, un foglio di calcolo dall'altra — il che garantisce due inserimenti, due occasioni di sbagliare e un rendiconto annuale da ricostruire a mano.

Il circolo virtuoso si riassume in tre punti:

• Uno stato per fattura — emessa, inviata, pagata, in ritardo — invece di una pila di PDF;
• Solleciti graduali che partono da soli, perché sollecitare un paziente è ciò che si rimanda sempre al giorno dopo;
• Un rendiconto che si costruisce strada facendo: ogni fattura emessa e ogni pagamento registrato alimentano direttamente le registrazioni e l'esportazione destinata alla fiduciaria. Nulla da reinserire a fine anno.

È il vero risparmio di tempo del software gestionale per lo studio, più della generazione del modulo in sé.

Farlo senza pensarci

Tutto quanto precede si può tenere a mano. Basta semplicemente non sbagliare mai numero, sorvegliare le date di validità delle posizioni, riprendere le denominazioni carattere per carattere, produrre tre documenti coerenti tra loro e riportare ogni incasso nella propria contabilità.

ArtemisIA è il software gestionale per lo studio della Faculté Romande de Médecine Intégrée. Per la parte di fatturazione, produce il modulo tariffa 590, il giustificativo di rimborso per l'assicuratore e la QR-fattura con un solo gesto a partire dal consulto; rifiuta di emettere una fattura con una posizione scaduta o con un numero di metodo messo al posto di una posizione; e alimenta nel contempo la contabilità dello studio e la sua esportazione per la fiduciaria.

A ciò si aggiungono l'agenda e la prenotazione di appuntamenti online, la cartella del paziente, il videoconsulto e assistenti di intelligenza artificiale per disciplina — il tutto ospitato in Svizzera.